Campoverde.pl

blog 8 kroków by zorganizować każdą konferencję z sukcesem

Organizacja konferencji czy imprezy (w sensie wydarzenia) wydaje się zupełnie banalną sprawą. Przy czym „wydaje się” jest tutaj kluczowym wyrażeniem.

Z ŻYCIA WZIĘTE

I na wstępie anegdota, opowiedziana przez jednego z organizatorów podczas spotkania negocjacyjnego poprzedzającego, konferencję biznesową:

„Na jednym z wielu spotkań networkingowych – opowiada Pani Katarzyna – podchodzi do mnie kobieta. Uśmiechnięta, wyluzowana, wita się, przedstawia, ja z uśmiechem i wyluzowaniem również przedstawiam się grzecznie i odwzajemniam uścisk dłoni. Po tak uprzejmym wstępie pada sakramentalne pytanie: Czym się zajmujesz? Więc odpowiadam, zgodnie z prawdą, że między innymi organizacją imprez i konferencji. A moja rozmówczyni na to, nie dając mi dokończyć myśli, z rozbrajającym uśmiechem i entuzjazmem graniczącym z ekstazą: organizujesz imprezy okolicznościowe?! Ojej to nieźle się bawisz w tej pracy i jeszcze Ci za to płacą!!

Przyznam, że stałam chwilę oniemiała z uśmiechem numer 10 przylepionym do twarzy i całą litanią rzeczy w głowie, o których muszę pamiętać podczas organizacji jakiegokolwiek wydarzenia. Chociaż, już nie powinnam się dziwić, bo takie komentarze są częstym bardzo zjawiskiem, kiedy rozmawiam z osobami spoza branży eventowej.”

Otóż musimy wyprowadzić Cię z błędu. Owszem za organizację imprez okolicznościowych czy konferencji płacą (magiczni oni :D), ale tylko za dobrze wykonaną robotę, a nie zabawę.

A „robota” organizatora jest bardzo złożona i odpowiedzialna. Każdy z nas, musi pamiętać o najdrobniejszych szczegółach, dzięki którym wydarzenie będzie przebiegało sprawnie i bez zakłóceń, a wspomnienia o nim długo będą przewijały się w rozmowach uczestników.

 

Jak wiesz ORGANIZACJA to niezwykle pojemne słowo i trzeba pamiętać, że jego życie rozpoczyna się od powstania pomysłu:

„WEŹCIE, CHODŹCIE, ZRÓBMY JAKIŚ EVENCIK”

Tu należy wcisnąć pauzę i zadać kilka podstawowych pytań. Warto je zapamiętać lub zapisać, ponieważ stanowią podstawę dla BRIEFU (specyfikacji) wydarzenia

  1. jaki ma być rodzaj „evenciku”, wybierz z listy:
    • konferencja prasowa, naukowa, branżowa, promująca działalność lub produkty
    • kongres
    • gala
    • impreza firmowa,
    • impreza integracyjna
  2. dla kogo (określenie „Persony”, czyli rodzaju odbiorcy) / tematyka
  3. płatna czy bezpłatna
  4. na ile osób
  5. jaki termin rozpoczęcia / jak długo ma trwać
  6. w jakim miejscu (czy są jakieś preferencje)
  7. catering: tak czy nie
  8. zakwaterowanie uczestników tak czy nie; płatne czy bezpłatne
  9. podwykonawcy
  10. kto odpowiada za rejestrację gości i frekwencję
  11. budżet jest określony czy nie

8 KROKÓW BY ZORGANIZOWAĆ KAŻDĄ KONFERENCJĘ Z SUKCESEM

ZEGARMISTRZOWSKA PRECYZJA

Tak, tak. Organizacja idealnego wydarzenia w tym konferencji bezsprzecznie jest wyzwaniem. Udane spotkanie wymaga zaangażowania sił i środków oraz synchronicznie działającego zespołu osób pracujących przy przygotowaniach oraz w trakcie realizacji.

Najważniejszą rolę masz jednak Ty – ORGANIZATOR. Musisz z zegarmistrzowską precyzją: zaplanować wydarzenie, rozdzielić zadania, trzymać nadzór nad realizacją i pilnować budżetu.

Niestety bywa, że mimo Twojego zaangażowania i ogromnego wysiłku, wydarzenie wcale nie okaże się sukcesem. Nasuwa się odwieczne pytanie: Jak uniknąć wpadek i na co zwracać szczególną uwagę, aby uczestnicy zapamiętali wydarzenie jako wyjątkowe?

Trzeba przygotować SPECYFIKACJĘ i PODĄŻAĆ ZA NIĄ KROK ZA KROKIEM.

Poniżej przedstawiamy 8 kluczowych puntów z których absolutnie powinna składać się dobra specyfikacja. Oto one:
1. RODZAJ WYDARZENIA
2. REZERWACJA ODPOWIEDNIEGO MIEJSCA
3.
NAGŁOŚNIENIE, ŚWIATŁO, PREZENTACJA
4.
OPRAWA MUZYCZNA WYDARZENIA
5. DOBRANIE PODWYKONAWCÓW
6. CATERING I ZAKWATEROWANIE
7. DETALE MAJĄ ZNACZENIE
8.
CHECK-LISTA

sala konferencyjna

CO WYDARZENIE, TO NOWE WYZWANIE

Każdy event czy konferencja wnoszą coś nowego, innego do zapamiętania jako doświadczenie, ale….  Najważniejsza jest świadomość, jak odbierane są organizowane przez Ciebie wydarzenia. Ocena uczestników jest kluczowa dla określenia stopnia jakości Twojej pracy. Dlatego warto pamiętać o informacji zwrotnej, która może mieć formę ankiety drukowanej lub elektronicznej, można też przeprowadzić rozmowy telefoniczne z wybranymi gośćmi lub przeprowadzić dokumentowane krótkie wywiady.

Ważne jest jednak, aby w każdej informacji znalazły się oceny zarówno części merytorycznej (np. jak oceniasz prezentacje poszczególnych prelegentów?) jak i kolejnych elementów organizacji (np. czy zostałeś wystarczająco wcześnie poinformowany o szczegółach logistycznych?), ocena warunków podczas wydarzenia (jaka jest twoja opinia na temat miejsca/dojazdu/cateringu?). Im więcej zbierzesz informacji tym trafniej będziesz w stanie zaspokoić zapotrzebowanie i gusta gości, a co za tym idzie, organizowane przez Ciebie konferencje będą cieszyć się opinią wydarzeń na wysokim poziomie i profesjonalnie organizowanych. Pamiętaj też, żeby zebrać po skończonym wydarzeniu od KLIENTÓW TESTYMONIALE. Możesz to zrobić w takiej formie jak u nas lub nagrać krótkie video z organizatorem.

 

campoverde
Z wydarzenia na wydarzenie Twoje konferencje czy gale będą cieszyły się dużym powodzeniem uczestników. W razie pytań służymy wsparciem eventowym. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz napisać do nas w kwestii organizacji konferencji, chętnie odpowiemy na Twoje pytania.